Funktionsumfang

1. Kursverwaltung


1. Kursbelegung :

    • Maximale, minimale Teilnehmerzahl
    • Wartelistenverwaltung
    • Kursstammsatz: Angabe der benötigten Medien
    • Flexible Gebührensätze mit Lernmittel, Prüfungsgebühren, Materialien
    • Raum- und Gerätenutzungsgebühren
    • Beliebig viele Dozenten pro Kurs
    • Ratenzahlungen, auch individuell für die einzelne Anmeldung
    • Studienreisen mit Anzahlung und Einzelzimmer-Zuschlägen

2. Kursübersicht nach Fachbereichen und Außenstellen
3. Komfortable und schnelle Anmeldung mit direktem Zugriff auf alle Daten
4. Sperrvermerke für Teilnehmer und Kurse
5. Berücksichtigung von Familienmitgliedern und -rabatten
6. Online-Buchungen mit Benachrichtigungs-Mail an Verwaltung & Teilnehmer (Text individualisierbar)
7. Dokumentierter Anmeldeweg (telefonisch, online, persönlich etc.)
8. Auswahlmöglichkeit: "Online buchbar" / "Online nicht buchbar"
9. Zeitverwaltung (Serientermine, individuelle Termine)
10. Verwaltung von Ermäßigungen
11. Anmeldungen mit Kindern, eigene Teilnehmerlisten dazu
12. Firmenanmeldungen, Mitarbeiterverwaltung
13. Anmeldedatum wird automatisch erzeugt und in Kurs-Maske und Teilnehmerlisten angezeigt
14. Abmeldedatum und -grund in Teilnehmermaske eintragbar
15. Abweichende Bankverbindung zu einer Anmeldung (Fr. Müller zahlt für Fr. Meier)
16. Übersichtliche Anzeige aller Anmeldungen zu einem Kurs am Bildschirm
17. Sofortige Möglichkeit. an dieser Stelle Aktionen wie z. B. Verbuchen von Zahlungseingängen auszliösen
18. Anwesenheits- und Wartelisten (auch frei gestaltbar)
19. Kosten-/Erträge-Liste
20. Beginn-/Kursende-Liste
21. Planungsstatus (geplant, abgesagt …)
22. Interessentenverwaltung
23. Übernahme in das neue Semester (gesamter Kurs oder einzelne Teilnehmer)
24. Umbuchungen und Stornierungen von Teilnehmern
25. Bei Einzelveranstaltungen: Pauschalanmeldungen insbes. für Statistiken 20 Personen haben an dem Vortrag XY teilgenommen)

 

2. Dozentenverwaltung


1. Flexible Honorarfestlegung mit Honorar pro Unterrichtseinheit, Pauschalhonorar, Fahrtkosten, Spesen
2. Dozentenverträge
3. Dozentensuche (z.B. nach Fachbereichen und Außenstellen)
4. Zuweisung von Qualifikationen, Honorarsätzen, Fachbereichen
5. Freie Vertragsgestaltung
6. Sammeldruck
7. Verträge pro Kurs oder pro Dozent
8. Honorarverbuchung
9. Honorar-Vorschuss und beliebig viele Teilabschläge
10. Sammelverarbeitung
11. Honorarübersichten (z. B. offene Honorare der nächsten zwei Wochen, Gesamthonorar eines Fachbereichs)
12. Dozenten-Einsatzpläne, Lehrpläne, Medieneinsatz>
13. Prüfung auf Doppelbelegung
14. Auswertung für die Künstlersozialkasse

 

3. Teilnehmerverwaltung


1. Sofortige Anzeige aller gebuchten Kurse auch über mehrere Semester. Historie der Anmeldungen
2. Teilnehmerlisten und Wartelisten
3. Ausführliche Stammdaten, dabei auch Gliederung nach Interessensgebieten für gezieltes Marketing
4. Abweichende Rechnungsadressen
5. Anzeige unserer Rückmeldungen an Teilnehmer
6. Flexible Gestaltung von Ermäßigungen
7. Verwaltung offener Posten (FiBu)
8. Verwaltung von Mitgliedern, Theaterclubs u. ä.
9. Kontrolle der IBAN/BIC auf Gültigkeit
10. Bankentabelle

 

4. Kursabrechnung


1. Ratenzahlungen
2. Gutscheinverrechnung
3. Rechnungen, auch Rechnungen an Firmen unter Angabe der Namen der Teilnehmer
4. Verbuchen von Zahlungen, Erstattungen, Nachlässen und Gutschriften
5. Quittungsdruck bei Barzahlungen
6. Verbuchen beliebig vieler sonstiger Einnahmen und Ausgaben zu einem Kurs (z. B. Miete, Zuschüsse etc.)
7. Konten und Kostenstellen zu jedem Kurs, Verwaltung auch von Kassenzeichen
8. Personenkontosuche
9. Übersichten, z. B.

    • aktueller Zahlungsstand (OP-Liste)
    • Kursergebnis
    • Deckungsbeitragsrechnung

 

5. Raumplanung


1. Raumbelegung mit Stundenansicht und Kursanzeige
2. Raumverzeichnis für alle Scholungsörtlichkeiten mit Ausstattungsmerkmalen. d.h. gezielte Suche nach z.B. verdunkelbaren Räumen
3. Neue Veranstaltungsorte im Programm selber anlegbar
4. Einzelne Kurstermine in verschiedenen Räumen planen können
5. Sperrzeiten
6. Kontrolle auf Doppelbelegung der Räume
7. Freie Räume suchen
8. Berücksichtigung von bis zu zehn Ferien- und Feiertagskalendern
9. Belegungsübersichten, Aushänge, Raumplanungsübersichten
10. Ansteuerung von Infobildschirmen im Eingangsbereich zur Raumvergabe (InfoScreens)
11. Medien-Einsatz, Arbeitsanweisungen für die Hausmeister
12. Übersichtliche, am Bildschirm blätterbare Wochenübersicht mit direktem Durchgriff auf alle relevanten Daten
13. Frei festlegbare Hausmeisterlisten, Veranstaltungskalender, Lehrpläne

 

6. Dokumentenverwaltung


1. Anbindung (Import/Export) MS Word
2. Verwaltung und Historie aller Dokumente
3. Textverarbeitung für Kursabsagen, -verschiebungen etc.
4. Frei definierbare Formbriefe / Dokumentvorlagen
5. Unterstützung langer Dateinamen (>8 Zeichen)
6. Direktes Anschreiben von einzelnen Dozenten oder Teilnehmern
7. Direktes Versenden von E-Mails an Teilnehmer und Dozenten ("Serienmailer")
8. Direktes Versenden von Newslettern an Teilnehmer

 

7. Außendarstellung


1. Aktuelle Anzeige der Kursdaten und der Anmeldestände (Ampelsystem)
2. Anzeige von Kursen mit freien Plätzen für Internet, Newsletter, Social Media
3. Frei gestaltbarer Web-Auftritt für die Darstellung der Kurse, mit Such- und Gliederungsfunktionen
4. Online-Anmeldung für Kurse, mit Warenkorb-Funktion und Bestätigungen
5. Warteliste
6. Foyer-Programm: Anzeige und Buchungsmöglichkeit aller Kurse auf einem PC im Eingangsbereich der Scholungseinrichtung (Infoscreen)
7. Ansteuerung von Anzeigetafeln zur Raumbelegung: Automatische Anzeige der aktuellen Raumzuteilung für alle Kurse (Infoscreen)
8. Pressemitteilungen (frei gestaltbar, direkte Verbindung zu MS Word) pro Kurs eine Seite mit den wichtigen Daten zu generieren (Ankündigungstext, Teilnehmerzahl, Kosten etc.)

 

8. Organisationshilfen


1. Druckvorbereitung des Programmheftes (MS Word, InDesign usw.), von Teilprogrammen (z.B. für Zweigstellen) und Druckvorbereitung Newsletter
2. Stichwortverzeichnis und Dozentenverzeichnis für das Programmheft
3. Hilfen zur Planung des neuen Semesters; Kurskopie (einzeln oder für einen Bereich von Kursen)
4. Teilnahmebestätigungen und Zeugnisse mit eigenen Textgestaltungsmöglichkeiten
5. Ferienkalender
6. Eigene Adressverwaltung für Mitglieder (mit Beiträgen. Clubkarte o. ä.), Behörden, Firmen
7. Evaluation erstellen/auswerten

 

9. Statistiken und Auswertungen


1. Vielzahl an Statistiken (nach Fachbereich, Kostenstelle, Teilnehmern, Veranstaltungsorten, Teilnehmer-Wohnort, Aufwand/Erträge usw.)
2. Suche nach Teilnehmer, Telefonnummer, Straße, Ort, Kontostand, allen Kursen eines Teilnehmers
3. Anzeige aller Kurse mit noch fehlenden Teildaten in der Planungsphase
4. Interne VHS - Fachbereichsstatistiken und -systematik
5. DVV-Statistik für Volkshochscholen, mit Übergabe nach MS Excel
6. Statistiken für die Landesverbände (z. B. Sachgebiete NRW, EGB-Statistik für Niedersachsen oder BVV-Statistik)

 

10. Controlling-Funktionen


1. Planungsübersicht zu den Honorarens

 

11. Buchungsanfragen für Kurse mittels Web-Browser


1. Als Vorraussetzung ist Firefox zu verwenden
2. Webzugriffe (Abfragen, Anträge) erfolgen per HTTPS (=secure http)
3. 128 Bit SSL-Verschlüsselung

 

12. Schnittstellen


1. Schnittstellen zu MS WORD, EXCEL, OUTLOOK, (ggfs. Import/Export)
2. Schnittstelle Newsletter
3. Kassenschnittstelle (SEPA): Sollstellung der Gebühren, Anweisung der Honorare
4. Schnittstelle für bargeldlosen Zahlungsverkehr

 

13. Sonstige Anforderungen


1. Beliebig viele Semester im direkten Zugriff
2. Beliebig viele gleichzeitige Benutzer
3. Beliebig viele Außenstellen
4. Zugriff vom HomeOffice
5. Benutzerindividuelle Einstellungen (durch Admin)
6. Aufräumroutinen:

    • Teilnehmerdubletten entfernen
    • Sammellöschungen

 

14. Software-Ergonomie


1. Aufgabenangemessenheit – geeignete Funktionalität, Minimierung unnötiger Interaktionen (Menüstrukturen, Maskenlayouts und Datenfelder sind frei erstellbar, ein- und ausblendbar / individuelle Pflichtfelder sind möglich, jedoch nicht vom Hersteller vorgegeben)
2. Selbstbeschreibungsfähigkeit – Verständlichkeit durch Hilfen / Rückmeldungen (problemlose Bedienung ohne hohen Lernaufwand und Einweisung, Online-Hilfe)
3. Steuerbarkeit (Dialog) – Steuerung des Dialogs durch den Benutzer (auch: sowohl Maus- / Tastaturbedienung als auch reine Tastaturbedienung mit TAB-Funktion ist möglich)
4. Erwartungskonformität – Konsistenz, Anpassung an das Benutzermodell
5. Fehlertoleranz – erkannte Fehler: verhindern nicht das Benutzerziel, unerkannte Fehler: leichte Korrigierbarkeit
6. Lernförderlichkeit – Minimierung der Erlernzeit, Metaphern, Anleitung des Benutzers
7. Eignung für das Kommunikationsziel – verwendete Informationen / Medien unterstützen die intendierten Kommunikationsziele.
8. Eignung für Wahrnehmung und Verständnis – Inhalte sind so aufbereitet, dass sie gut rezipiert werden können und leicht verständlich sind.
9. Eignung für die Exploration – Informationen sollen gut strukturiert sein, so dass die Erkundung der Informationen und das Stöbern in den Informationen leicht ist.
10. Eignung für die Benutzungsmotivation – Das Programm soll zur Benutzung motivieren und eine hohe Bindung des Nutzers erreichen.

 

15. Datenschutz / Datensicherheit


1. Schutz der personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff
2. Sichere Anmeldung mittels Login-Name und Passwort
3. Webzugriffe (Abfragen, Anträge) erfolgen per HTTPS (=secure http)
4. 128 Bit SSL-Verschlüsselung
5. Alle Formolare sind für Benutzer und/oder Gruppen von Benutzern separat definierbar (d. h. der einzelne Bediener sieht nur die Formolare, die er tatsächlich benötigt) .
6. Fest definierbare Stellvertreterregelungen

 

16. Server / Datenbank / Web-Server / Web-Browser / Drucker


1. Einsatz auf einem virtuellen Server möglich
2. Einsatz auf Terminal- oder Webserver möglich
3. Einsatz auf ThinClients möglich
4. Ausdruck von Auswertungen usw. auf Netzwerk- und lokale Drucker

 

17. Support


1. Fernwartung (z. B. mittels TeamViewer)
2. Reaktionszeit zur Fehlerbeseitigung bei wesentlichen Komponenten des Verfahrens innerhalb von 4 Stunden
3. Angemessene Reaktionszeit bei Fehlern, die eine geringe Einschränkung der Funktionalität darstellen, von 24 Stunden
4. Pflege und Weiterentwicklung des Verfahrens

 

end faq